Strona główna

PCZYNSZ  jest modułem ewidencji i rozliczania czynszów umożliwiającym zautomatyzowanie prac w księgowości czynszowej, poprawianie wydajności pracy oraz szybkości i jakości obsługi lokatorów. Posiada możliwość skonfigurowania modułu tak, aby otrzymywać informacje o rozrachunkach z innych tytułów, np. Funduszu remontowego, ubezpieczenia itp.

• Zmienna liczba składników stawki czynszowej i parametrów lokalu
  Możliwość instalowania sposobu naliczania stawki czynszowej z uwzględnieniem dowolnej liczby dowolnie nazwanych składników, rozliczanych w stosunku do jednej z wielu dowolnie zdefiniowanych, wybranych i nazwanych podstaw rozliczeniowych. Sposób naliczenia stawki czynszowej może być różny dla różnych bloków. Zróżnicowanie to odnosi się także do dowolnie nazwanych rodzajów lokali (np.: mieszkalne, usługowe, garaże itd.
  
  

  

• Naliczanie w stawce podatku VAT
  Definiowanie specjalnych składników podatku VAT, automatyczne wyliczanie podatku dla danego składnika, wydruk faktur i rachunków, prowadzenie rejestru sprzedaży VAT. Uwidocznienie VAT-u w syntetykach (zestawieniach sprzedaży)
  


• Przecena na następne miesiące
  Możliwość naliczania przecen i bonifikat na następne miesiące, zapewniająca terminowe wydrukowanie zawiadomień. Moduł w pełni kontroluje stan przetwarzania i w odpowiednim momencie dokonuje zatwierdzenia i zaksięgowania wyliczonych w ubiegłym okresie przecen.
  Jednoczesne przeceny od niezerowych i zerowych składników, zmiany wysokości składników opłat wykonywana za pośrednictwem „przeceny” dotychczas wymagała dwufazowej przeceny – najpierw składników niezerowych, a potem wybranych lokali, w których wartości dotychczas były zerowe. Teraz można robić jednocześnie oba rodzaje przecen w jednym zapisie.
  
  

  



• Bonifikaty
  Możliwość rozliczania bonifikat z dokładnością do jednego dnia oraz z uwzględnieniem stawki dotyczącej okresu bonifikaty.
  


• Naliczanie i rozliczanie kar-odsetek
  W module istnieje możliwość naliczania kar za nieterminowe opłaty jako wielkości pozabilansowej, a także rozliczania tych kar w myśl zasady, że kara staje się obciążeniem w momencie wpłaty. Na życzenie użytkownika istnieje możliwość automatycznego generowania dokumentów wejściowych np. przeksięgowań (wyksięgowań) z nadpłat na kary.
  


• Wieloletnie odsetki od nieterminowych  płatności
  Liczenie odsetek za nieterminowe płatności za lata poprzednie, praktycznie bez ograniczenia liczby lat. Funkcja ta pozwala księgować płatności oraz  zwiększenia i zmniejszenia obciążenia z datą windykacji (dla potrzeb liczenia odsetek) z wyprzedzeniem lub opóźnieniem kilkuletnim, co z kolei zmienia naliczenia odsetek w bieżącym okresie.
  


• Liczenie odsetek od „zapłat”
  Sposób liczenia odsetek w którym podstawą ich wyliczenia jest kwota zapłaty, ponieważ wtedy wiadomo jaka jest data rzeczywistej spłaty tej części zadłużenia. Dotychczasowy sposób naliczeń jest zachowany.
  


• Liczenie odsetek od wystawionych faktur
  Sposób liczenia odsetek w którym podstawą ich wyliczenia jest kwota i data zapłaty z faktury. Ten sposób może dotyczyć tylko części zasobów.
  


• Zachowanie historycznych naliczeń
  Możliwość pamiętania parametrów naliczeń z poprzednich miesięcy dla poszczególnych lokatorów (parametry, stawki) wraz z obowiązującym wtedy sposobem naliczeń.  
  


• Obroty na koncie lokatora za poprzednie lata
  Możliwa jest natychmiastowa informacja o obrotach na koncie dowolnego lokalu w postaci informacji ekranowej lub wydruku (także masowego), od pierwszego w danym roku bilansu otwarcia z uwzględnieniem bieżąco księgowanych wpłat, bonifikat i korekt, co pozwala na szybkie sprawdzenie prawidłowości zaksięgowania dokumentów  źródłowych na koncie, tak w bieżącym roku jak i w latach poprzednich. Funkcja ta dostępna jest także przy księgowaniu zapłat.
  
  

  



• Wyksięgowanie przedawnionych odsetek
  Możliwość wyksięgowania odsetek, które nie zostały spłacone w ciągu zadanego okresu (domyślnie 3 lata)
  


• Zamiany mieszkań, pustostany, remonty
  Moduł wspomaga proces zamiany mieszkań i wprowadzania nowych bloków poprzez umożliwienie naliczenia części stawki czynszowej. Łatwe też jest ostateczne rozliczenie zdającego mieszkanie, gdyż jego konto zostaje zachowane pomimo uruchomienia konta nowego lokatora. Pozwala także na obserwowanie mieszkań pozostających w gestii administracji (pustostany, remonty itp.).
  


• Administracja powiernicza
  Moduł jest w stanie oddzielnie rozliczać i naliczać czynsz dla administracji powierniczej i administracji własnej.
  


• Użytkowanie kilku lokali.
  W przypadku użytkowania kilku lokali przez tego samego najemcę możliwe jest kojarzenie tych lokali, usprawniające windykację należności oraz korespondencję z tym najemcą.
  


• Notatki o lokatorze/lokalu
  Możliwość robienia notatek przywiązanych do lokalu, pogrupowane w grupy o jednakowym typie np.: typy :"Sprawa sądowa", "Wykreślenie z członkostwa", "Eksmisja" oraz "Rożne" (inne informacje). Wprowadzanie w “Danych osobowych” (modyfikacje kartoteki) - widoczne (słyszane) głównie przy okazji wejścia w tzw. „obrotówkę”
  Wydruk zaległości dla określonego typu notatek.
  


• Bieżąca agregacja danych
  W trakcie naliczeń Moduł agreguje informację w wielu pożytecznych układach i natychmiast po np.: naliczeniu sprzedaży (obciążenia) można zobrazować sprzedaż w wielu przekrojach, za wybrany okres. To samo dotyczy bonifikat, korekt, wpłat i obrotów.
  


• Nietypowe zestawienia
  Mechanizm odnajdywania błędnych zaksięgowań, poprzez Moduł przeglądania obrotów pod dowolnym kątem. Przeglądanie to jest na tyle uniwersalne, że pozwala na wykorzystanie także do sporządzania nietypowych  zestawień obrotów.
  


• Definiowalne wydruki
  Specjalny interpreter, pozwalający na zaprojektowanie wydruku z dodatkowymi pytaniami, przygotowaniem danych. Wydruk te mogą mieć postać tabeli lub dokumentu (np. zawiadomienia z treścią)
  
  

  



• Drukowanie książeczek płatniczych
  Możliwość wydrukowania książeczek płatniczych z uwzględnieniem aktualnego stanu konta oraz informacji o wielkości czynszu (składnikami na okładce). Blankiet taki zapewnia minimalizację zaległości czynszowych i może zastąpić szereg zawiadomień (o przecenach, o zaległościach). Blankiet ten zawiera wszystkie informacje niezbędne do realizacji wpłaty w okienku pocztowym.
  


• Dowolne grupowanie zasobów
  Tworzenie zdefiniowanych grup kartotek dla celów oddzielnego drukowania, sumowania. Grupy te mogą być definiowane dowolnie np. budynek  i jedna kartoteka z innego.
  


• Analiza dodatków mieszkaniowych
  Analiza dodatków mieszkaniowych, pozwalająca w sposób jasny pokazać nie wywiązywanie się lokatora z jego części odpłatności.
  


• Wydruk z doborem pól i warunków
  Wydruk z możliwością ujęcia w tabeli dowolnych danych (liczbowo - obciążeń) z kartoteki, z dowolnym warunkiem na te dane. Dotyczy to danych za miesiąc bieżący, poprzednie miesiące, a także okres. Na wydruku mogą być uwzględnione obroty lub nie.
  
  

  



• Statystyka zasobów
  Statystyka rozmiarów zasobów (liczba poszczególnych elementów, m2 itp.) z możliwością dostosowania grupowania danych do potrzeb sprawozdawczych wg indywidualnych potrzeb.
  


• Zestawienie syntetyk wg przypisań
  Możliwość dowolnej agregacji i filtrowania danych w oparciu o przypisanie dowolnych przydziałów. Dane te zapisywane w postaci akceptowalnej przez MS Excell
  


• Analiza cen w zasobach
  Analiza rzeczywistych cen w zasobach z określeniem ilości podstawy do wyliczeń tych cen.
  


• Statystyka zadłużeń
  Porównawcza statystyka zadłużeń, uwzględniająca specyfikę analiz np. porównanie z poprzednim okresem, uwzględnienie pozostałych instalacji modułu czynszowego, uwzględnienie układu danych zgodnego z potrzebami sprawozdawczości.
  


• Bieżące zadłużenie
  Wydruk zadłużenia z wszelkimi dokumentami obrotowymi, także oczekującymi na zaksięgowanie (zatwierdzenie).
  


• Pełny opis lokalu: typ, prawo do lokalu, nieruchomość, wspólnota itd.
  Opis lokalu dotyczący jego przyporządkowania do konkretnej nieruchomości wspólnoty oraz cech związanych z prawem najemcy do lokalu i typem lokalu. Opis ten jest wykorzystywany w syntetykach (klawisz F9), podczas przesyłania danych do modułu finansowo księgowego, służyć określeniu wysokości opłat (gdy nie ma cennika) oraz podczas wydruków.
  


• Możliwość przypisania kilku użytkowników
  Podczas zakładania i zmian w kartotekach czynszowych jest możliwe przypisanie do jednego lokalu więcej niż jednego najemcy (członka SM, użytkownika). Ze względów technicznych należy wcześniej określić ich maksymalną liczbę.
  


• Obsługa dekretacji sprzedaży, not do modułu finansowo-księgowego
  Moduł dekretacji not do modułu finansowo-księgowego pozwala na sprawne dekretowanie not z wykorzystaniem planu kont modułu PROFIKS. Wykorzystuje także przypisania (opisane wyżej), które odzwierciedlają strukturę rozliczeń.  Rozliczenia te są wykorzystywane podczas rozliczania kosztów.
  


• Przesyłanie danych do wykorzystania w arkuszu kalkulacyjnym
  Dane do arkusza kalkulacyjnego mogą być dowolnie wybrane w ramach istniejących podziałów w PCZYNSZ. Chodzi tu o podział na składniki opłat, tzw. przypisania (wyżej opisane).
  


• Obsługa bankowych kont indywidualnych
  Aby usprawnić księgowanie wpłat, po reformie bankowości (nowe konta i brak przekazywania dokumentów źródłowych), bank proponuje indywidualne konta kontrahenckie (nazywane także wirtualnymi). W programie istnieje możliwość generowania kont (z wyliczeniem cyfry kontrolnej IBAN), przesyłania danych do firmy drukującej książeczki z numerami indywidualnych kont oraz księgowanie automatyczne danych przesyłanych z banku.
  Procedura jest dostosowywana do indywidualnych potrzeb odbiorcy.
  


• Informacja o koncie w internecie
  Moduł obsługi internetowej pozwala na przeprowadzenie procedury rejestracji i aktualizacji danych w internecie.
  


• Rozszerzone cenniki składników obciążenia
  Zmiany wysokości składników opłat mogą za pośrednictwem tzw. rozszerzonych cenników czyli przyporządkowania do konkretnego składnika obciążenia, konkretnego lokalu różnych wartości wynikających z położenia, typu, własności i innych czynników, które decydują o wysokości opłat.
  Przykłady:
  
  • dla składnika CO zróżnicowanie cen w zależności od źródła ciepła,
  • dla składnika woda/ścieki zróżnicowanie w zależności od poboru wody,
  • dla składnika ryczałt co/gaz/energia/woda zróżnicowane ryczałty (np. w niektórych spółdzielniach inne dla tzw. „kawalerek”
  • dla składnika podatek od nieruchomości
  Ważną cechą cennika jest to, że może zawierać tzw. mnożniki. Takim mnożnikiem jest np. przy ryczałcie za wodę m3 wody na osobę.
  Mechanizm ten po odpowiednim zaprojektowaniu dla konkretnego przypadku pozwala na szybką zmianę opłat w całych administrowanych zasobach, polegającą jedynie na np. wpisaniu kilku zmieniających się kwot.
  


• Zmiana konfiguracji w ciągu roku także w przyszłych miesiącach.
  Możliwość zmiany parametrów pracy modułu w ciągu roku (w szczególności od przyszłych miesięcy) takich jak:
  
  • sposób liczenia stawki,
  • nazw parametrów kartotek
  • nazw kosztów jednostkowych,
  • nazw typów kartotek,
  • nazwy podmiotu prowadzącego rozliczenia.
  Ważne przy reorganizacji rozliczeń.
  


• Ograniczenie dostępu do danych dla odległych administracji.
  Możliwość filtrowania dostępu do danych poszczególnych osiedli tak aby wyszukiwanie danych i przeglądanie ograniczone było do zasobów obsługiwanych przez jedną administrację (może to dotyczyć więcej niż jednego osiedla lub innego podziału)
  Ważne dla podmiotów z wieloma jednostkami podrzędnymi.
  


• Windykacje
  Moduł obsługi postępowań związanych z egzekwowaniem należności.
  Moduł zawiera:
  
  • Ewidencje wezwań ostatecznych i przebiegu windykacji (pozew, wyrok, ugoda, egzekucja komornicza)
  • Wydruki statystyk windykacyjnych, rat, spłat rat
  • Ewidencja  zapłat z określeniem tytułu
  • Automatyczne księgowania spraw sądowych, rat, wyroków na specjalne konta (kartoteki)